湖北省荣军医院医药代表接待管理规定（试行）
为进一步加强行业作风建设，规范医院内部管理，有效防范廉政风险，根据《全国公立医疗机构行风管理核心制度要点（2024年版）》以及《关于进一步规范和加强医药代表管理的通知》（鄂药监发〔2024〕4号）文件精神，制定印发《湖北省荣军医院医药代表接待管理规定（试行）》，现公告如下：
一、适用对象
医药代表，是指药品或医疗器械生产经营企业聘用的从事药品或医疗器械产品信息传递、沟通、反馈等学术推广活动的专业人员（工程安装维修人员、投标人员除外）。
二、接待管理
按照公开透明、行为规范、管理有序的原则，根据来访目的实行分类管理，在统一规定接待时间、接待地点、接待人员，接待有预约、有流程、有记录（简称“三定三有”）的基础上，结合工作实际合理安排接待工作。
（一）登记建档
医药代表在医院开展有关产品学术推广活动，应事先在医院官网下载填写《医药代表登记备案和诚信档案》（附件1），并附上相关材料发送至归口管理部门的电子邮箱，提出备案。原则上每名医药代表每年至少登记一次，中途更换代表应及时申请变更，未经登记的医药代表不得在医院开展有关产品学术推广活动。药品上市许可持有人所聘用或者授权的医药代表应按照《医药代表备案管理办法(试行)》（2020年第105号）在国家药品监督管理局指定的备案平台(https://pharmareps.cpa.org.cn)进行备案，未备案的不予登记建档。
医药代表登记备案需提供以下信息：
1.姓名、性别、学历、专业、照片、籍贯、身份证号、现居住地和联系电话；
2.岗位、职务、与本院有业务往来的时间；
3.医药代表负责推广的产品类别、品种或推广项目，以及医院相关产品清单，提供药品、医用耗材和医疗设备说明书。所推荐产品若属于二类医疗器械，提供《二类医疗器械经营备案凭证》；所推荐产品若为医疗仪器设备，还需提供该仪器设备相同型号的湖北省用户名单和中标通知书或合同（价格信息不能遮挡）；湖北省内无客户的，需附上其他省份的用户名单和中标通知书或合同（价格信息不能遮挡）；
4.医药代表所在企业的名称、地址、法人代表、人事部门电话；
5.加盖企业印章的产品认证证书复印件及生产批件复印件、医疗器械注册证或医疗器械备案凭证复印件等；
6.医药代表法人授权委托书及被授权人身份证复印件；
7.加盖企业公章的医药代表廉洁承诺书（附件2）；
8.国家药品监督管理局指定的医药代表备案平台备案证明（医药代表备案信息表）。
（二）预约申请
接待医药代表实行预约审批制。在医院完成建档备案的医药代表方可进行预约申请。原则上需提前七天通过医院官网下载填写《湖北省荣军医院医药代表接待日登记表》（附件3），发送至接待部门电子邮箱进行预约申请。
药剂科邮箱：1105134253@qq.com
医疗器械科邮箱：459323430@qq.com
（三）接待人员
接待部门、相关科室及其他相关行政部门各安排1名人员参与接待工作，主要负责组织交流和沟通工作、信息确认及签到与接待记录等。在场接待工作人员不少于2人。
（四）接待时间及地点
具体接待时间由接待部门根据实际工作安排确定，如遇节假日或其他会议顺延一周。接待地点为综合楼五楼党委会议室。
（五）接待流程
1.申请审核确认。接待部门根据医药代表报送资料进行审核，审批通过情况及时反馈给医药代表。
2.申请预约成功后，医药代表须严格按照医院管理规定，在接待时间到达接待地点，并出示以下相关资料：
（1）医药企业法定代表人签字或盖章的授权委托书原件；
（2）来访医药代表身份证原件；
（3）遵守行业规范，严禁商业贿赂的廉洁承诺书原件。
3.应急采购、药品、物资配送、设备维护维修、医院计划性工作等特殊情况除外。
4.接待内容主要包括：
（1）介绍专科药、耗材、仪器设备等适应症、使用范围及特点等信息；
（2）反馈产品质量及不良反应信息；
（3）学术交流事宜的接洽与沟通；
（4）其他合作项目的接洽与沟通。
5.接待记录：接待部门做好接待记录，并将接待内容记录在《湖北省荣军医院医药代表接待登记表》上，必要时实施全程录音录像。
6.接待资料归档：接待结束后，接待部门应及时收集整理接待所有相关资料，并归档备查。
三、行为规范
（一）医药代表应提高职业道德和专业水平，坚持诚实守信原则，规范推广行为，客观准确传递信息，推荐安全、有效、经济和优质的产品，不得隐匿产品相关问题，误导医务人员的使用。
（二）严禁医药代表擅自在门（急）诊、医技科室及住院病区等医疗重点区域活动，严禁在非接待时间和非指定地点接触医务人员。
（三）禁止各种形式的商业贿赂行为，不得在业务活动中向医务人员提供回扣、吃请，赠送贵重礼品等行为，不得参与统方及私自赞助医务人员借举办学术会议之名安排旅游等违规活动。
（四）全院医务人员不得违反本管理办法私自接触医药代表。
（五）如医务人员在非接待时间和地点遇到医药代表来访，应态度明确拒绝接待，立即劝退，告知接待按照本管理办法进行预约。如仍不能劝退，通知后勤服务科协助处理。
（六）医务人员应规范诊疗，恪守医德，廉洁自律，严禁收受医药公司及其代表给予的回扣，不得违规接受社会捐赠资助，不得开单提成，不得将个人收入与药品和医学检查收入挂钩，不得违规向医药代表提供医生个人开具的药品处方数量，不得违规私自采购使用医药产品。
四、违规处理
请医药代表严格按以上要求执行登记备案和预约登记。医院接待部门将建立医药生产经营企业诚信记录档案，记录有关企业在医院的诚信守规行为和违规行为。未在医院登记备案《医药代表登记备案和诚信档案》的医药代表，严禁任何科室和个人私自进行接待，严禁擅自进入临床诊疗区域进行医药产品推介活动。第一次违规由接待部门约谈涉事医药公司负责人，要求限期提交书面整改情况；第二次违规将停止采购该医药代表代理的相关产品6个月；第三次出现违规行为将列入医院黑名单，2年内禁止参与医院业务活动，并禁止该医药代表进入医院。
五、联系方式
药剂科：027-87773361
医疗器械科：027-87805863
附件一：湖北省荣军医院医药代表登记备案和诚信档案(1).doc
湖北省荣军医院
2024年12月25日
